Wanneer het einde van een jaar nadert, wordt het tijd om diverse documenten een plek te geven in uw (digitaal) archief. Zo vindt u snel uw documenten in uw archief terug.
Begin met verzamelen
Start met het verzamelen van de documenten die u nu nog niet heeft gearchiveerd. Begin met uw bureau, kijk uw kasten na en haal uw werktas leeg. Verzamel alle documenten die u wilt archiveren. Niet alleen fysieke documenten moeten een plek krijgen in een archief. De verschuiving van papier naar digitaal alleen maar groter worden. Loop tegen het einde van een jaar dus ook uw mails met bijlagen na, en check de documenten op uw computer, usb-stick, iPad, of in cloudsystemen als Dropbox of Google Drive.
Heeft u van alle projecten waar u het afgelopen jaar aan heeft gewerkt al vergaderverslagen, procedures, contracten, handleidingen of andere relevante documenten ontvangen? Uw archief bijwerken is een goed excuus om uw contacten te vragen deze documenten voor u te verzorgen. Zo ligt ook uw archief er geordend en up-to-date bij.
Sorteren is weggooien
Nu u alle documenten heeft verzameld voor uw archief is het tijd om uw documentatie te gaan sorteren. Regel een papiervernietiger van minimaal veiligheidsniveau 3. Dit houdt in dat ook vertrouwelijke en geheime documenten niet meer leesbaar zijn. Een papiervernietiger met automatische invoer zorgt ervoor dat u snel verder kunt met het aanleggen van uw archief.
Gooi weg wat u weg kunt gooien. Ga na of u de papieren versie ook digitaal heeft. Bewaar alleen de laatste definitieve versie van stukken op papier. Eerdere versies kunt u digitaal archiveren. Houd pen en papier bij de hand. Komt u documenten tegen waar nog actie op ondernomen moet worden? Schrijf dit dan gelijk op.
Houd structuur in uw archief
Bij een digitaal en papieren archief is het belangrijk dat de indeling in structuur overeen komen. Stem de mappenindeling van uw computer, Google Drive,
usb-stick en papieren archief op elkaar af. Zo zult u merken dat u snel de juiste documenten in uw archief kunt vinden.