Hoe bereid ik mijn archief voor op het nieuwe jaar?

De jaarwisseling brengt het nodige werk in uw fysieke en digitale archief met zich mee. Het nieuwe jaar is dé tijd om uw archief bij te werken. Lees hier tips over hoe u zo goed mogelijk voorbereid aan het nieuwe jaar begint.

Archief voorbereiden op het nieuwe jaar? Dit heeft u nodig:

  • Nieuwe mappen voor uw archief

  • Tabbladen of schutbladen

  • Archiefdozen

  • Ontnieter

  • Watervaste stift

  • Papiervernietiger

  • LabelManager

  • Archiefbinders

 

Tips voor een fysiek archief 

Voeg nieuwe mappen toe aan uw archief. Maak onderscheid tussen werkdocumenten en archiefdocumenten.
Houd uw archief bij in chronologische volgorde, het meest recente eerst. Documenten van 2016 zullen in 2017 eerder relevant zijn dan dat ene projectvoorstel uit 2009.

Verwijder paperclips en nietjes. Deze nemen onnodig ruimte in beslag. Uw permanente archief inkrimpen qua volume? Gebruik archiefbinders in plaats van ordners. Berg uw documenten op in speciale archiefdozen. Gebruik een watervaste permanent marker om uw documenten te labelen, of kies voor permanent klevende rugetiketten.

Maakt u gebruik van post-it notitieblaadjes in uw archief? Plak deze dan vast met plakband. De lijmrandjes van notitieblaadjes verliezen na verloop van tijd hun plakkracht.

Houd uw archief ook in het nieuwe jaar klein door begin 2017 aan archiefvernietiging te werken. Hoeven documenten maar 5 jaar bewaard te worden? Verplaats documenten van voor 1 januari 2010 dan van uw lopende archief naar uw permanent archief.

Digitaal archiveren in het nieuwe jaar
Digitaal archiveren is erg verstandig. Maak voor het niieuwe jaar nieuwe mappen aan. Loop de documentatie van 2016 nog eens door. Zijn uw documenten compleet? Sorteer uw documenten op onderwerp. Maak per onderwerp maximaal 15 submappen aan en ga niet dieper dan niveau 3.

Met bovenstaande tips zorgt u ervoor dat ook uw archief in het nieuwe jaar weer up-to-date is bijgewerkt.

Nog geen antwoord op uw vraag? Vind een adviseur bij u in de buurt