Tips documenten inscannen

Document inscannen is iets dat regelmatig terugkomt. Als u wilt digitaliseren, kan dit betekenen dat u in een zo kort mogelijke tijd erg veel documenten moet inscannen. Een groot en lastig karwei? Dat hoeft het niet te zijn met deze tips voor documenten inscannen. 


Tips voor een document scannen

Documenten goed inscannen begint met het installeren van uw scanner. Als u optimaal de functies van uw scanner wilt gebruiken, is een complete installatie vereist. Wat kunt u doen om documenten goed en snel te scannen?
  • Zeker bij digitaliseren moet u veel documenten scannen. Steeds een document los scannen, is dan te veel werk. Maak ‘porties’ om in één document te scannen en zorg dat u een scanner met documentinvoer heeft.
  • Documenten kunt u later afzonderlijk opslaan door ze te splitsen.

Tips voor een foto scannen

Voor foto’s scannen heeft u een scanapparaat nodig die kleuren kan scannen. Hoe zorgt u voor goede scans?
  • Maak gebruik van een scanner met een hoge DPI-waarde. Dit cijfer geeft aan hoeveel dots per inch de scanner kan scannen. Hoe meer dots, hoe scherper de foto’s gescand worden en hoe beter de kwaliteit van de foto’s dan ook is.
  • Foto’s scannen duurt langer dan tekstdocumenten scannen. Kies daarom voor het scannen van foto’s voor een scanner met voorbeeldweergave. Dan kunt u, voor u de scan laat beginnen, zien of de foto recht onder de scanner ligt en volledig gescand wordt.

Overige tips voor documenten inscannen

Met digitaliseren heeft u alles netjes op uw computer of intranet staan. Digitale documenten vergemakkelijken het opzoeken van gegevens. Dat gaat veel sneller dan wanneer u in archiefkasten moet zoeken. Overige tips voor documenten inscannen bij digitalisering:
  • Bewaar de originele documenten. Bewaar de gegevens die u dagelijks nodig heeft in een map of klapper met de originele papieren exemplaren. Denk bijvoorbeeld aan facturen of de lijst met werknemers en contacten.
  • Maak back-ups. Het is altijd raadzaam om een back-up van uw digitale gegevens te maken. Mocht er iets gebeuren, dan heeft u van alle gegevens nog een back-up. Stel bijvoorbeeld in dat u dagelijks of wekelijks alle bestanden bijwerkt, zodat uw back-up ook up-to-date blijft. 
  • Maak bestanden vindbaar. Bedenk voor u documenten gaat inscannen onder welke bestandsnaam u deze opslaat. Met een goede, duidelijke bestandnaam kunt u namelijk documenten veel sneller terugvinden. Geef ze daarom toepasselijke ‘tags’.  

Nog geen antwoord op uw vraag? Vind een adviseur bij u in de buurt