Vergaderen is een essentieel onderdeel van het bedrijfsleven. Doelstellingen worden besproken, nieuwe projecten worden
gepresenteerd en eventuele positieve of negatieve procesessen binnen het bedrijf passeren de revue. Voor veel mensen is vergaderen echter een waar blok aan het been; het wordt gezien als tijdsverspilling. Vergaderen is echter wel van belang, maar hoe kan ik goed vergaderen met mijn collega’s?
Een goede voorbereiding is het halve werk
Wilt u dat uw vergadering goed verloopt en dat u en uw collega’s er ook echt iets van opsteken? Dan is een goede voorbereiding cruciaal. Zeker wanneer u zelf de vergadering leidt, is het van belang om uit te stralen dat u verstand van zaken heeft en dat u de vergadering van te voren goed uitgekiend hebt. Denk bijvoorbeeld aan een vergaderruimte die groot genoeg is en dat de eventuele hulpmiddelen die u nodig heeft, zoals
presentatiesytemen en
lcd-projectoren, naar behoren werken. Collega’s zullen zich zo serieus genomen voelen en beter bijdragen aan de vergadering. Zoals bijna altijd, is een goede voorbereiding dus het halve werk.
Tips voor een goede vergadering met collega’s
Naast een goede voorbereiding, zijn er ook wat tips die ervoor zorgen dat een werkoverleg leidt tot
productief werken. Enkele tips die u in ogenschouw moet nemen zijn:
- Vertel in korte lijnen waar de vergadering over zal gaan en waarom deze van belang is voor uw collega’s en de organisatie. Op deze manier heeft u gelijk de aandacht en spreekt u uw collega’s direct aan.
- Luister! U moet een verhaal vertellen, maar neem ook de tijd om naar uw collega’s of medewerkers te luisteren. Zo kunt u bijvoorbeeld problemen waar zij tegenaan lopen gezamenlijk oplossen en dit leidt tot betere resultaten en een verbeterde werksfeer.
- Stuur een korte samenvatting van de vergadering naar zowel uw collega’s als naar uw eventuele leidinggevenden. Dit creëert transparantie, voorkomt nieuwe vergaderingen met een overlappend thema en zo heeft tevens iedereen een idee van wat er besproken is tijdens de vergadering.
Een goed voorbereid overleg zorgt ervoor dat collega’s voortaan zonder tegenzin naar de vergadering zullen komen. Zij zullen juist sneller bijdragen aan het gesprek, en dat kan leiden tot verbeteringen binnen de organisatie. Een goede vergadering kan dus een positief effect hebben voor het gehele bedrijf.