Voor een goede presentatie binnen een congres mag het de sprekers (en toehoorders) aan niets ontbreken. Dé Kantoorvakhandel helpt u aan een checklist voor het organiseren van een congres. Als u deze checklist heeft afgewerkt is uw spreker helemaal klaar voor het congres.
Checklist congres organiseren
Lezenaar
Gebruik een
lezenaar voor op tafel of als vloerstandaard. Kiest u voor een transparante of dichte lezenaar?
Waterdispenser
Zet altijd een glas water voor de spreker klaar. Veel spreken maakt dorstig. Met een
waterdispenser kunt u de organisatiemedewerkers van uw congres snel voorzien van gekoeld water
Naamkaarthouder/badges
Een
naambadge voor op tafel of een
naambadge om op te spelden. Verkrijgbaar in een versie met magneet, of met speld.
Tafelstandaard
Een
tafelstandaard of vloerstandaard is ideaal om het dagprogramma van het congres in te presenteren.
Flip-over
Zorg voor een
flip-over voor het maken van aantekeningen tijdens de presentatie, of als welkomstbord bij binnenkort van de congresruimte.
Stiften
Voorkom dat de spreker met een lege stift in de handen staat. Regel ten minste markeerstiften in twee verschillende kleuren, voor duidelijkheid bij aantekeningen. Kies voor
white-board stiften of voor
viltstiften voor flip-over papier.
(Interactief) whiteboard
Gebruik een
(interactief) whiteboard voor het maken van aantekeningen en het tonen van beeldmateriaal.
Projector/beamer
Grote ruimte? Kies voor een
projector met groot bereik.
Projectiescherm
Voor een mooie, heldere weergave van het projectorbeeld met een goed
projectiescherm.
Laserpointer
met een
laserpointer kan de spreker op (grote) afstand zeer nauwkeurig toelichting geven bij het geprojecteerde beeld of tekstfragment.
Schrijfblok en pen
geef alle toehoorders de gelegenheid om aantekeningen te maken met voldoende
schrijfwaren en
notitieblokken.
Visitekaartbakje
De spreker wil wellicht visitekaartjes uitdelen in de pauze of na afloop van de presentatie. Zorg voor een
visitekaartbakje zodat het congrespubliek op een laagdrempelige manier een visitekaartje kan meenemen.
Vergeet natuurlijk ook de microfoon, geluidsinstallatie en comfortabele stoelen niet. Huurt u een congreszaal, check dan bij de verhuurder welke materialen al aanwezig zijn.
Met deze checklist voor het organiseren van een congres zorgt u dat u goed voorbereid bent.