Ik organiseer een congres. Wat zet ik op mijn checklist?

Voor een goede presentatie binnen een congres mag het de sprekers (en toehoorders) aan niets ontbreken. Dé Kantoorvakhandel helpt u aan een checklist voor het organiseren van een congres. Als u deze checklist heeft afgewerkt is uw spreker helemaal klaar voor het congres.
 

Checklist congres organiseren

Lezenaar

Gebruik een lezenaar voor op tafel of als vloerstandaard. Kiest u voor een transparante of dichte lezenaar?


Waterdispenser

Zet altijd een glas water voor de spreker klaar. Veel spreken maakt dorstig. Met een waterdispenser kunt u de organisatiemedewerkers van uw congres snel voorzien van gekoeld water
 

Naamkaarthouder/badges

Een naambadge voor op tafel of een naambadge om op te spelden. Verkrijgbaar in een versie met magneet, of met speld.


Tafelstandaard

Een tafelstandaard of vloerstandaard is ideaal om het dagprogramma van het congres in te presenteren.
 

Flip-over

Zorg voor een flip-over voor het maken van aantekeningen tijdens de presentatie, of als welkomstbord bij binnenkort van de congresruimte. 
 

Stiften

Voorkom dat de spreker met een lege stift in de handen staat. Regel ten minste markeerstiften in twee verschillende kleuren, voor duidelijkheid bij aantekeningen. Kies voor white-board stiften of voor viltstiften voor flip-over papier
 

(Interactief) whiteboard

Gebruik een (interactief) whiteboard voor het maken van aantekeningen en het tonen van beeldmateriaal.


Projector/beamer

Grote ruimte? Kies voor een projector met groot bereik.
 

Projectiescherm

Voor een mooie, heldere weergave van het projectorbeeld met een goed projectiescherm.


Laserpointer

met een laserpointer kan de spreker op (grote) afstand zeer nauwkeurig toelichting geven bij het geprojecteerde beeld of tekstfragment.


Schrijfblok en pen

geef alle toehoorders de gelegenheid om aantekeningen te maken met voldoende schrijfwaren en notitieblokken.


Visitekaartbakje

De spreker wil wellicht visitekaartjes uitdelen in de pauze of na afloop van de presentatie. Zorg voor een visitekaartbakje zodat het congrespubliek op een laagdrempelige manier een visitekaartje kan meenemen. 

Vergeet natuurlijk ook de microfoon, geluidsinstallatie en comfortabele stoelen niet. Huurt u een congreszaal, check dan bij de verhuurder welke materialen al aanwezig zijn.
 
Met deze checklist voor het organiseren van een congres zorgt u dat u goed voorbereid bent. 

Nog geen antwoord op uw vraag? Vind een adviseur bij u in de buurt