Op kantoor kunnen de taken zich soms opstapelen. Voor u het weet bent u het overzicht kwijt in uw actiepunten, ideeën, projectvoorstellen en kampt u met een overvolle, ongeorganiseerde e-mail inbox. Voor een optimale werkorganisatie is het belangrijk dat u grip heeft op uw taken en hier prioriteit in aanbrengt. Daarvoor kunt u gebruik maken van de volgende tips:
Prioriteiten stellen
Om prioriteiten te stellen kunt u gebruik maken van de MOSCOW-methode. Nee, u hoeft geen reis naar Rusland te boeken, alleen de O’s van het woord MOSCOW door te strepen. U houdt dan MSCW over, waarbij de M staat voor Must, de S voor Should, de C voor Could en de W voor Would. Maak op vrijdag voor u aan het weekend begint een lijst voor de komende week. Check uw e-mails en Post-it briefjes en verzamel al uw taken op één to-do lijst die u snel bij de hand heeft, bijvoorbeeld in een ‘Things To Do Today-boek’. Vervolgens zet u deze taken in de volgorde van belangrijkheid, waarbij de taken gelabeld met een M(ust) de hoogste prioriteit hebben, en de taken met een W(ould) de laagste prioriteit krijgen. Zo kunt u eenvoudig uw werkorganisatie optimaliseren.
Clean desk policy
Ruim, nadat u het to-do lijstje heeft afgerond, uw werkplek netjes op. Een clean desk policy geeft rust in uw hoofd. Nu bent u goed voorbereid om maandag weer vlot aan een nieuwe werkweek te beginnen.
Ad hoc-cultuur?
Heeft u op kantoor te maken met een ad hoc-cultuur en komen er regelmatig onverwachte taken op uw bordje te liggen? Betreft de nieuwe taak geen spoedopdracht? Pas dan voor uzelf de 2 minuten regel toe; kunt u een nieuwe taak binnen 2 minuten verwerken, doe het dan gelijk. Verwacht u langer dan 2 minuten bezig te zijn, zet het dan op uw lijstje erbij.
Vindt u het moeilijk om een inschatting te maken van de tijd waar u mee bezig bent? Houd twee weken lang een logboek bij met uw taken en hoeveel tijd u hiermee kwijt was om inzicht te krijgen in uw werkproces.
Het belangrijkste om uw werkorganisatie te optimaliseren is het voorkomen dat uw werkdruk te hoog wordt. Durf nee te zeggen. Zowel tegen uw collega’s als tegen uw leidinggevende. Ben eerlijk over de verwachte einddatum. Zeg niet dat u uw taak aan het einde van de dag af zult hebben als u weet dat de werkdruk dan te hoog wordt, alleen om die ene collega tevreden te houden.
Met bovenstaande tips kunt u uw werkorganisatie optimaliseren. Houd Dé Kantoorvakhandel in de gaten voor advies en tips over kantoorartikelen.