Hoe archiveer ik mijn e-mail?
Naast een fysiek archief met mappen en ordners is het ook van belang je e-mail inbox regelmatig te archiveren. Door overzicht te hebben in je taken kun je sneller een inschatting maken in de tijdsbesteding per taak en werk je dus efficiënter. Daarom leggen wij je in dit artikel uit hoe je eenvoudig en snel je e-mail kunt archiveren.
Werk met een mappenstructuur per thema
Door te kiezen voor een efficiënte manier van e-mail behandelen bespaar je veel tijd. Kies er dus voor om te werken met mappen in je inbox. Maak per thema of project een map aan. Zodra je een e-mail hebt beantwoord en de eventuele actie die daaraan zit gekoppeld afgerond hebt, sleep je de e-mail naar het betreffende mapje. Zo kun je gemakkelijk je e-mail archiveren en blijven de mails waar je nog actie op moet ondernemen in je inbox staan.
Als je zorgt dat je inbox nooit de onderkant van het scherm raakt, behoud je het overzicht van je nog openstaande e-mails in je inbox.
Werk met een beperkte mappenstructuur
Een andere manier van je e-mail archiveren is het werken met een beperkte mappenstructuur. Wanneer je kiest voor het werken met een beperkte mappenstructuur, kies je ervoor je inbox niet als een to-do-list te beschouwen. Gebruik je inbox alleen voor binnenkomende e-mails.
Wil je je e-mails archiveren door te werken met een beperkte mappenstructuur, maak dan de volgende mappen aan in je inbox:
Inbox
Acties
Archief
In de wacht
In de inbox-map staan alleen de e-mails die binnen zijn gekomen. Nadat je de mail hebt gelezen, verplaats je deze naar één van de andere mappen. Is er een actie van jouw kant vereist, verplaats dan de e-mail naar de actie-map. In de archief-map plaats je alle e-mails die je wilt archiveren vanuit je inbox. Deze kan je weer onderverdelen per thema of project.
De wacht-map bevat alle e-mails waar je nog antwoord op moet
krijgen. E-mails die je binnenkrijgt, kun je automatisch naar deze mailbox
verplaatsen. Doe dit als volgt:
Plaats jezelf in de bcc als je een e-mail verstuurt waar je een reactie op verwacht.
Stel in je e-mailprogramma een regel in dat alle mails met jou in de bcc automatisch in de ‘in de wacht-map’ verschijnen.
Verwijder of verplaats het bericht wanneer je de gewenste reactie hebt ontvangen. Zo heb je altijd een overzicht van de mails waar je nog antwoord op verwacht.
Met bovenstaande tips kun je eenvoudig en snel je e-mail (inbox) efficiënt archiveren. Zo heb je een duidelijk overzicht van wat er nog moet gebeuren.