Het archiveren van u e-mail is erg belangrijk. Naast een fysiek archief met mappen er ordners is het ook van belang uw e-mail inbox regelmatig te archiveren. Door overzicht te hebben in uw taken kunt u sneller een inschatting maken in de tijdsbesteding per taak en werkt u dus efficiënter. Daarom leggen wij u in dit artikel uit hoe u eenvoudig en snel uw e-mail kunt archiveren.
Werk met een mappenstructuur per thema
Door te kiezen voor een efficiënte manier van e-mail behandelen bespaart u veel tijd. Kies er dus voor om te werken met mappen in uw inbox. Maak per thema of project een map aan. Zodra u een e-mail heeft beantwoord en de eventuele actie die daaraan zit gekoppeld heeft afgerond, sleept u de e-mail naar het betreffende mapje. Zo kunt u gemakkelijk uw e-mail archiveren en blijven de mails waar u nog actie op moet ondernemen in uw inbox staan.
Als u zorgt dat uw inbox nooit de onderkant van het scherm raakt, behoudt u het overzicht van uw nog openstaande e-mails in uw inbox.
Werk met een beperkte mappenstructuur
Een andere manier van uw e-mail archiveren is het werken met een beperkte mappenstructuur. Wanneer u kiest voor het werken met een beperkte mappenstructuur, kiest u ervoor uw inbox niet als een to-do-list te beschouwen. Gebruik uw inbox alleen voor binnenkomende e-mails.
Wilt u uw e-mails archiveren door te werken met een beperkte mappenstructuur, maak dan de volgende mappen aan in uw inbox:
- Inbox
- Acties
- Archief
- In de wacht
In de inbox-map staan alleen uw e-mails die binnen zijn gekomen. Nadat u de mail heeft gelezen verplaatst u deze naar één van de andere mappen. Is er een actie van uw kant vereist, verplaats dan de e-mail naar de actie-map. In de archief-map plaatst u alle e-mails die u wilt archiveren vanuit uw inbox. Deze kunt u weer onderverdelen per thema of project.
De wacht-map bevat alle e-mails waar u nog antwoord op moet krijgen. E-mails die u binnen krijgt kunt u automatisch naar deze mailbox verplaatsen. Doe dit als volgt:
- Plaats uzelf in de bcc als u een e-mail verstuurt waar u een reactie op verwacht.
- Stel in uw e-mailprogramma een regel in dat alle mails met u in de bcc automatisch in de ‘in de wacht-map’ verschijnen.
- Verwijder of verplaats het bericht wanneer u de gewenste reactie heeft ontvangen. Zo heeft u altijd een overzicht van de mails waar u nog antwoord op verwacht.
Met bovenstaande tips kunt u eenvoudig en snel uw e-mail (inbox) efficiënt archiveren. Zo heeft u een duidelijk overzicht van wat er nog moet gebeuren.