Hoe archiveer ik mijn e-mail (inbox)?

Het archiveren van u e-mail is erg belangrijk. Naast een fysiek archief met mappen er ordners is het ook van belang uw e-mail inbox regelmatig te archiveren. Door overzicht te hebben in uw taken kunt u sneller een inschatting maken in de tijdsbesteding per taak en werkt u dus efficiënter. Daarom leggen wij u in dit artikel uit hoe u eenvoudig en snel uw e-mail kunt archiveren. 

Werk met een mappenstructuur per thema

Door te kiezen voor een efficiënte manier van e-mail behandelen bespaart u veel tijd. Kies er dus voor om te werken met mappen in uw inbox. Maak per thema of project een map aan. Zodra u een e-mail heeft beantwoord en de eventuele actie die daaraan zit gekoppeld heeft afgerond, sleept u de e-mail naar het betreffende mapje. Zo kunt u gemakkelijk uw e-mail archiveren en blijven de mails waar u nog actie op moet ondernemen in uw inbox staan. 

Als u zorgt dat uw inbox nooit de onderkant van het scherm raakt, behoudt u het overzicht van uw nog openstaande e-mails in uw inbox. 

Werk met een beperkte mappenstructuur

Een andere manier van uw e-mail archiveren is het werken met een beperkte mappenstructuur. Wanneer u kiest voor het werken met een beperkte mappenstructuur, kiest u ervoor uw inbox niet als een to-do-list te beschouwen. Gebruik uw inbox alleen voor binnenkomende e-mails. 

Wilt u uw e-mails archiveren door te werken met een beperkte mappenstructuur, maak dan de volgende mappen aan in uw inbox:

  • Inbox
  • Acties
  • Archief
  • In de wacht

In de inbox-map staan alleen uw e-mails die binnen zijn gekomen. Nadat u de mail heeft gelezen verplaatst u deze naar één van de andere mappen. Is er een actie van uw kant vereist, verplaats dan de e-mail naar de actie-map. In de archief-map plaatst u alle e-mails die u wilt archiveren vanuit uw inbox. Deze kunt u weer onderverdelen per thema of project. 

De wacht-map bevat alle e-mails waar u nog antwoord op moet krijgen. E-mails die u binnen krijgt kunt u automatisch naar deze mailbox verplaatsen. Doe dit als volgt:

  • Plaats uzelf in de bcc als u een e-mail verstuurt waar u een reactie op verwacht. 
  • Stel in uw e-mailprogramma een regel in dat alle mails met u in de bcc automatisch in de ‘in de wacht-map’ verschijnen.
  • Verwijder of verplaats het bericht wanneer u de gewenste reactie heeft ontvangen. Zo heeft u altijd een overzicht van de mails waar u nog antwoord op verwacht. 

Met bovenstaande tips kunt u eenvoudig en snel uw e-mail (inbox) efficiënt archiveren. Zo heeft u een duidelijk overzicht van wat er nog moet gebeuren. 

Nog geen antwoord op uw vraag? Vind een adviseur bij u in de buurt