Digitaal archiveren, hoe doe ik dat?

Het aanleggen en onderhouden van een digitaal archief is iets waar steeds meer organisaties en bedrijven aandacht aan besteden. Het kost veel tijd om een digitaal archief aan te leggen, zeker als u dit organisatiebreed wilt aanpakken. Dé Kantoorvakhandel, vertegenwoordiger van ruim 600 kantoorvakhandelaren, geeft u tips over het digitaal archiveren van uw documenten. Zowel fysiek als digitaal.
 

Hoe moet ik digitaal archiveren?

Voordat u overgaat tot het digitaal archiveren van uw documenten moet er een duidelijk stappenplan worden geschreven door een projectgroep die zich bezig houdt met het digitaal archiveren. Dé Kantoorvakhandel helpt u om een algemeen stappenplan op te stellen. Hier kunt u zelf maatwerk van maken voor uw bedrijf of organisatie. 
 
  • Analyseer het bestaande archief en de huidige processen van archivering binnen uw organisatie. 
  • Bepaal welke gebruikers welke typen documenten in uw archief mag inzien. 
  • Stel vast bij wie de verantwoordelijkheid voor het beheer van het digitale archief komt te liggen. 
  • Bepaal aan welke eisen vanuit wetgeving en vanuit de behoeften van de organisatie het digitale archief moet voldoen.
  • Net als een fysiek archief moet ook een digitaal archief worden beschermd tegen brand- en waterschade. Bepaal hoe. 
  • Stel een beleid op over het gebruik van het digitale archief binnen uw bedrijf of organisatie. 
  • Kies voor een beheersysteem van uw digitale archief. 
  • Geef uw medewerkers duidelijkheid over de invoering van het digitale archief. 
 

Tips digitaal archiveren

Kies bij het opstellen van een digitaal archief voor een bestandsformaat dat over tientallen jaren naar alle waarschijnlijkheid ook nog zal bestaan, zoals PDF of XML. 

Wanneer u geen grootschalig digitaal archief wilt opzetten, maar op zoek bent naar een simpele maar veilige opslagplaats voor uw bedrijfsdata, dan kunt u terecht bij uw lokale kantoorvakhandel voor aanschaf en advies over externe harde schijven tot 3 terabyte

Nog geen antwoord op uw vraag? Vind een adviseur bij u in de buurt